Welche Vorteile bringt die Einführung von SAP S/4HANA und die Nutzung von SAP Business Planning and Consolidation (BPC) für die integrierte Unternehmensplanung?
Eine Einschätzung unseres Experten Dr. Oliver Schöb, Management Consultant msg treorbis GmbH.
Industrie 4.0 wird das Controlling stark verändern. Durch den zunehmenden Einsatz leistungsstarker Prognoseverfahren können die zukünftigen Entwicklungen wichtiger Einflussgrößen permanent und ohne großen Aufwand aktualisiert werden. Die Entscheidungsfindung wird verstärkt auf dieses neue Informationsangebot ausgerichtet werden. Die Folge daraus wird sein, dass die Beschäftigung mit Plan-Ist- und Soll-Ist-Abweichungen zurückgehen wird. Das bedeutet deshalb aber noch lange nicht, dass auf die Erzeugung von Plandaten zukünftig verzichtet werden kann.
Kunden- und artikelbezogene Planwerte in der Deckungsbeitragsrechnung werden für die Unternehmenssteuerung weiterhin erforderlich sein. Zahlreiche Entscheidungen werden auch in Zukunft auf Grundlage der Deckungsbeiträge von Kunden und Artikeln (bzw. von Gruppen und Hierarchien dieser Merkmale) getroffen werden. Zusätzlich wird die Unternehmensführung weiterhin eine Plan-GuV benötigen, und diese wird noch längere Zeit in Form eines Gesamtkostenverfahrens bereitgestellt werden müssen.
Die Erzeugung der Planwerte für diese beiden Rechenwerke hat bisher mehrere Mitarbeitende über mehrere Wochen beschäftigt. Insbesondere die Abstimmung dieser beiden Rechenwerke verursachte enormen Zeitaufwand. Identische Ergebnisse in beiden Rechenwerken sind aber zwingende Voraussetzung für die Akzeptanz der Plandaten.
Der Ablauf der operativen Planung ist in der Regel fest vorgegeben, da die meisten Planungsschritte als Input den Output eines vorangegangenen Planungsschrittes benötigen. Die nachfolgende Abbildung zeigt einen typischen Planungsablauf für ein Produktionsunternehmen mit diskreter Fertigung. Zu Beginn der operativen Planung beschäftigt man sich sehr intensiv mit der „CO-Welt“, d.h. mit der Deckungsbeitragsrechnung, der Kostenstellenplanung sowie den Produktkalkulationen. Nach Fertigstellung der Plan-Deckungsbeitragsrechnung müssen die Plandaten der „CO-Welt“ in die „FI-Welt“ überführt werden.
Die Pfeile in der Abbildung könnten zu der Annahme verleiten, dass ein voll automatisierter Austausch aller Plandaten zwischen den Teilplänen erfolgt. Leider ist dies bisher nicht oder nur mit sehr umfangreichen Programmierungen möglich gewesen. Die fehlende Automatisierung war im Wesentlichen auf die folgenden drei Probleme zurückzuführen:
- Übertragung der Plandaten von Wertfeldern (kalkulatorische Ergebnisrechnung) in Plandaten für Sachkonten.
- Übertragung von Plandaten aus einem Umsatzkostenverfahren (Deckungsbeitragsrechnung) in Plandaten für ein Gesamtkostenverfahren.
- Ermittlung der für die Erzeugung der Absatzmengen erforderlichen Inputmengen an Material und Produktionsleistungen.
Für alle drei Probleme gibt es durch die Einführung von SAP S/4HANA und durch die Nutzung von BPC for S/4HANA gut funktionierende Lösungen:
- Durch die Einführung des Universal Ledgers mit SAP S/4HANA ist das erste Problem gelöst bzw. verschwunden. Eine gemeinsame Tabelle für FI- und CO-Daten konnte nur realisiert werden durch eine gemeinsame Nutzung von Sachkonten für alle Buchungen und durch den vollständigen Verzicht auf Wertfelder. (Dies bedeutete zwangsläufig einen Umstieg von der kalkulatorischen zur buchhalterischen Ergebnisrechnung, der dank umfangreicher funktionaler Verbesserungen ohne Informationsverlust möglich ist.)
- Die Herausforderung der Übertragung der Plandaten von einem Umsatzkostenverfahren (Deckungsbeitragsrechnung) in Plandaten für ein Gesamtkostenverfahren bleibt auch mit SAP S/4HANA bestehen, aber durch den Einsatz von BPC for S/4HANA ist für die Bewältigung dieser Herausforderung keine umfangreiche Programmierung mehr erforderlich. Durch den Zugriff auf die Kalkulationen aller verkauften Artikel können aus den Herstellkosten der abgesetzten Mengen die Plandaten für den Materialaufwand sowie die Plan-Entlastungsbuchungen auf den Produktionskostenstellen erzeugt werden. Im Ist übernehmen die Produktionsaufträge diese Aufgabe. Da diese Produktionsaufträge zum Zeitpunkt der Erstellung der operativen Planung nicht vorliegen, musste für die Planung eine intelligente „Abkürzung“ gefunden werden. Mit geringfügigen Anpassungen und Ergänzungen des Business Contents von BPC ist dies gelungen.
- Zur Sicherstellung identischer Ergebnisse in der Plan-Deckungsbeitragsrechnung und der Plan-GuV ist es zwingend erforderlich, dass die Tarifermittlung auf den Produktionskostenstellen auf der Basis der Plan-Beschäftigung erfolgt, die sich aus den geplanten Absatzmengen der Artikel ableitet. Für die Ermittlung dieser Leistungsmengen (Fertigungsstunden, Maschinenstunden, …) stellt BPC for SAP S/4HANA im Business Content eine Planungsfunktion zur Verfügung, mit deren Hilfe die vollständige Auflösung der Kalkulationen aller verkaufter Artikel ermöglicht wird. Damit liegt bereits zu Beginn der Kostenstellenplanung die exakte Plan-Beschäftigung vor, so dass sich die Planung der Kosten an diesen Leistungsmengen orientieren kann.
Zum besseren Verständnis der skizzierten Lösungsalternativen lesen Sie in Teil 2 der Serie eine ausführlichere Beschreibung der einzelnen Planungsschritte anhand eines einfachen Zahlenbeispiels.
