Die EU-Kommission hat die Richtlinie zur Umsetzung der E-Rechnung 2014 beschlossen. Seit Inkrafttreten der E-Rechnungsverordnung in Deutschland herrscht für die Bundesverwaltung Klarheit über die Umsetzungszeiträume und Formate. Die Bundesländer mussten bis Ende 2018 die EU-Richtlinie (2014/55/EU) in Landesrecht überführen. Der diesjährige, inzwischen fünfte „E-Rechnungsgipfel“ unter der fachlichen Leitung des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat (BMI) hat im Juni Bilanz gezogen: „Volle Kraft voraus“ ist stets das Motto der vergangenen Veranstaltungen für alle Entscheidungsträger und Projektleiter zum Thema E-Rechnung aus Wirtschaft und Verwaltung gewesen. Jetzt scheint die Euphorie verflogen.
Inzwischen geht es um Details wie zum Beispiel um Festlegungen, welche Rechnungspositionen wie in der Ausprägung des Formats „XRechnung“ einzupflegen sind. Gleichzeitig ist die Umsetzung in vollem Gange, etwa in einzelnen Bundesländern (Berlin, Bremen und Hamburg) sowie den Bundesbehörden (BBK, BVA etc.) zeigen.
Kein einheitliches Rechnungseingangsportal der Bundesländer
Ernüchterung beschert die „Flickenteppich“-artige Umsetzung der E-Rechnungsgesetze und -verordnungen durch die Bundesländer. Trotz der Standardisierungsbemühungen des BMI und einiger Bundesländer müssen Rechnungsteller zukünftig eine Vielzahl an Portalen bedienen.
Geringe Durchdringung des Rechnungsstandards XRechnung
Das Planspiel des Expertenverbands elektronischer Rechnung (VeR) weist im Ergebnis auf Lücken im Rechnungsstandard für Spezialfälle hin, wie Abrechnungen der Energieversorger oder die komplexen und mehrfach korrigierten Baurechnungen. Dies erschwert eine schnelle und einfache Umsetzung. Für weitere Verzögerung sorgen die Softwarehersteller, die ihre Produkte auf das strukturierte XRechnung-Format aktualisieren und anpassen müssen.
Integration E-Akte Software-Lösungen
Vielfach sind Überbrückungslösungen mit Scanstellen der Papierrechnung leider auch ohne Transformation in strukturierte Rechnungsdaten im Einsatz. Zudem stockt die medienbruchfreie Rechnungsverarbeitung aufgrund nicht vorhandener bzw. fehlender standardisierter Schnittstellen zu E-Akte-Softwareprodukten.
Losgelöster Beschaffungsworkflow
Der nächste Schritt zur effizienten elektronischen Rechnungsverarbeitung ist die Integration von Rechnungswesen und Beschaffungswesen. Es fehlt an der Nutzungsverpflichtung eines EU-weiten Standardformats ähnlich XRechnung, um die Inhalte und die Transportwege zu vereinheitlichen.
Bei allen Herausforderungen in der Umsetzung zeichnen sich jedoch auch geeignete Lösungswege ab.
Nachnutzung bzw. Weiterleitung an Rechnungseingangsplattformen
Verschiedene externe Dienstleister für Unternehmen bieten Plattform-Lösungen an, die Rechnungen im strukturierten Format gebündelt an die jeweiligen Portale weiterleiten, um die Komplexität des Flickenteppichs zu reduzieren. Weitere Bundesländer können den Zentralen Rechnungseingang Bund nachnutzen.
Verpflichtende Anbindung an internationales Vergabenetzwerk PEPPOL
Mit der Schaffung weiterer National Accesspoints zur Nutzung des internationalen Vergabenetzwerks PEPPOL hat die Bundesverwaltung als National Authority durch die KoSIT eine weitere Voraussetzung zur Standardisierung und Integration der Beschaffungs- und Rechnungsworkflows geschaffen. Die Diskutanten der Podiumsdiskussion beim E-Rechnungsgipfel haben zudem eine bindende Regulierung der Formate der elektronischen Beschaffung (Bestellung, Lieferschein, etc.) gefordert.
Bund: Integration OZG und E-Akte Basisdienst
Die Bundesverwaltung hat bereits Maßnahmen zur Konsolidierung der Portale und einheitliche Zugänge zu Verwaltungsdienstleistungen im Rahmen des Onlinezugangsgesetz (OZG) vorgesehen. Weiterhin bestehen Standardisierungsinitiativen zur Integration des Basisdienstes E-Akte Bund mittels Standardschnittstellen, die den Behörden einen medienbruchfreien Rechnungsworkflow ermöglichen sollen.
Beispiel Italien
Der radikalere Ansatz der Italiener ist die Verpflichtung eines Großteils der Unternehmen, elektronische Rechnungen zur Umsatzsteuervoranmeldung über ein Clearing-Portal zu senden. Die Haushaltskrise hat zu einer sehr schnellen Umsetzung der E-Rechnungsrichtlinie zu Beginn diesen Jahres geführt und wird als Erfolg gesehen.
Grundsätzlich sind diese politischen Lösungsansätze durch die Bundes-, Landesverwaltungen sowie deren IT-Dienstleister inklusive der standardisierten Lösungsportfolios zielführend. Wichtiger aus der Erfahrung erfolgreicher Einführungsprojekte sind für die einzelnen Behörden und Rechnungssteller die Geschäftsprozessanalyse und -optimierung, um das Potenzial der E-Rechnung zu erkennen und zu heben.
Eine Darstellung der Grundlagen der E-Rechnung für die Bundesverwaltung und deren Herausforderungen sowie von Lösungsansätzen können Sie auch in der .public-Ausgabe 1/2018 nachlesen.
