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Zuerst erschienen in der public Ausgabe 02-2021

von Werner Achtert

Ausblick auf die msg-Studie „IT-Konsolidierung in der öffentlichen Verwaltung 2021“

Eine leistungsfähige und resiliente IT-Infrastruktur ist das Rückgrat einer modernen öffentlichen Verwaltung. Die Corona-Pandemie hat uns drastisch vor Augen geführt, dass wir dringend auf allen Ebenen in die Digitalisierung von Behörden investieren müssen, um auch in Krisensituationen handlungsfähig zu bleiben. Zudem führten Schwächen in der IT-Ausstattung der Gesundheitsämter zu einer stärkeren medialen Wahrnehmung digitaler Themen in der Öffentlichkeit und bei politischen Entscheidungsträgern, was den Wert des Themas IT-Sicherheit zusätzlich verdeutlicht.

Im Rahmen unserer Studie zur IT-Konsolidierung befragen wir alle zwei Jahre Behörden des Bundes, der Länder und großer Kommunen zu fachlichen und technischen Herausforderungen bei der Digitalisierung und zur Verlagerung von Aufgaben zu den IT-Dienstleistern der öffentlichen Verwaltung.

Dazu haben wir von Januar bis April dieses Jahres rund 150 Fachund Führungskräfte telefonisch interviewt. Ergänzend dazu haben wir zahlreiche vertiefende Hintergrundgespräche mit Entscheidungsträgern aus Politik und Verwaltung geführt. Die Studie erscheint im Herbst 2021, einige wichtige und interessante Ergebnisse möchten wir Ihnen schon heute vorstellen. Der Trend zur Zentralisierung und Konsolidierung der IT-Infrastruktur hält weiter an, wenn auch mit unterschiedlicher Geschwindigkeit. Zwar ist die Betriebskonsolidierung der Bundesverwaltung nach der Reorganisation des Gesamtprojektes IT-Konsolidierung Bund in den beiden vergangenen Jahren nur wenig fortgeschritten, insgesamt aber übernehmen IT-Dienstleistungszentren zunehmend IT-Aufgaben von den Behörden und stellen ihnen zentrale IT-Infrastruktur zur Verfügung.

Bei der Frage nach den wichtigsten fachlichen Herausforderungen stehen 2021 die E-Akte und die elektronische Vorgangsbearbeitung weiterhin mit über 50 Prozent an vorderster Stelle. Als wesentlicher Grund wurde von vielen Befragten der Veränderungsdruck durch das Onlinezugangsgesetz genannt. Bei den IT-Herausforderungen hat das Thema IT-Sicherheit nach vermehrten Cyber-Attacken auf die IT-Infrastruktur öffentlicher Einrichtungen nochmals an Bedeutung gewonnen. Neue Themen sind die Diskussion über die digitale Souveränität der Verwaltung und die Einsatzmöglichkeiten künstlicher Intelligenz in Verwaltungsprozessen.

Mehr als die Hälfte der Befragten wünscht sich von ihren IT-Dienstleistern mehr Flexibilität und bessere Skalierbarkeit der IT-Infrastruktur. Da öffentliche Einrichtungen praktisch nicht auf die Cloud-Angebote internationaler Anbieter wie Amazon, Google und Microsoft zugreifen dürfen und der Aufbau eigener Cloud-Angebote nur schleppend vorangeht, sind diese Erwartungen jedoch nur schwer zu erfüllen. Als große Herausforderung werden 2021, wie schon in den vergangenen Jahren, die Qualität und Verbindlichkeit der angebotenen Services betrachtet (60 Prozent). Viele Behörden sind noch an einen internen Betrieb der IT und entsprechend kürzere Wege der Zusammenarbeit mit einem internen IT-Referat gewöhnt. Bei der Verlagerung von IT-Services in ein IT-Dienstleistungszentrum müssen die von den IT-Dienstleistungszentren zu erbringenden Leistungen genau beschrieben und in Service-Level-Agreements vereinbart werden. Die Kunden der IT-Dienstleistungszentren neigen aber mangels Erfahrung mit Service-Level-Agreements vielfach dazu, sehr hohe Servicelevel einzufordern. Dies wird durch Verrechnungsmodelle gefördert, die viele IT-Dienstleistungszentren zwingen, ihre Services ohne verursachungsgerechte Verrechnung der Kosten als Flatrate anzubieten. Diese Leistungsanforderungen überfordern vielfach die IT-Dienstleistungszentren und befördern die Unzufriedenheit der Kunden.

Bei der diesjährigen Befragung haben wir auch nach den Auswirkungen der Corona-Krise gefragt und überraschende Antworten erhalten:

• 78 Prozent der Befragten sehen keine negativen bis sehr positive Auswirkungen auf die Entscheidungsprozesse in ihrem Bereich.
• 80 Prozent der Befragten sehen keine negativen bis sehr positive Auswirkungen auf Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern.¹
• 90 Prozent der Befragten sehen keine negativen bis sehr positive Auswirkungen auf die Qualität der Arbeitsergebnisse.
• Die neuen digitalen Kommunikationsformen werden von fast allen Befragten positiv bewertet (97 Prozent).

Das zeigt, dass sich die öffentliche Verwaltung trotz aller Schwierigkeiten in der Anfangsphase der Krise mittlerweile sehr gut auf mobiles Arbeiten und die Kommunikation mit Skype, Teams, Zoom, WebEx oder anderen Plattformen eingestellt hat. Auch in unseren Kundenprojekten im öffentlichen Sektor haben wir seit letztem Jahr festgestellt, dass die Zusammenarbeit trotz der räumlichen Trennung der Teams sehr gut funktioniert. Abzuwarten bleibt, welche Formen der Zusammenarbeit sich „nach Corona“ etablieren werden.

Lust auf mehr? Die vollständigen Ergebnisse der Studie „IT-Konsolidierung 2021“ werden im Herbst dieses Jahres veröffentlicht. Bei Interesse können Sie sich schon jetzt vormerken, um Ihr Exemplar zu reservieren.

https://www.msg.group/public-sector/studie

¹ Das freut uns als externer Dienstleister natürlich und bestätigt auch unseren Eindruck.