Als Partner von SAP und als Experte für die Verwaltungsdigitalisierung unterstützt msg bei der Umsetzung der regulatorischen und fachlichen Anforderungen in SAP-Lösungen. Was macht die Partnerschaft zwischen SAP und msg aus?
Wir sind Service-Partner, Lizenzpartner und auch Entwicklungspartner von SAP. Wir kooperieren sehr eng mit SAP und stimmen uns regelmäßig ab. So geht es in unseren gemeinsamen Workshops um ganz konkrete Themen, z.B. wie wir Prozesse besser umsetzen können oder welche technologischen Anpassungen wir vornehmen müssen, um Prozesse für den Public Sector zu optimieren oder möglicher Weise explizit für den Public Sector neu zu entwickeln. So können wir individuelle Lösungen anbieten. Unsere Expertinnen und Experten konzentrieren sich vor allem auf die Bereiche SAP S/4HANA on Premise und Cloud, die Cloud-Nutzung und -Transformation, die SAP-Strategieberatung und -Umsetzung sowie Datenmodelle, Architektur & Entwicklung.
Wie werden diese Lösungen gemeinsam mit dem Kunden entwickelt?
Als Strategie- und Technologieberatung bringen wir unsere Kunden auf allen Ebenen und meist in drei Etappen voran. Am Anfang steht immer die Überlegung, wie die Kunden ihre Systeme zukünftig betreiben wollen, z.B. im eigenen Rechenzentrum, in der Cloud oder bei besonderem Schutzbedarf auch in der souveränen Cloud. In der Konzeptionierung schauen wir uns dann die einzelnen Prozesse detailliert an. Erst dann erfolgt die technische Umsetzung. Als msg zeichnet uns dabei die hohe Entwicklungskompetenz aus. Wir können also Strategie, Konzeption und Implementierung selbst vornehmen.
In welchen Feldern bietet SAP gute Lösungen?
SAP deckt Bedürfnisse insbesondere im Finanz-, Personal- und Steuerungsbereich der öffentlichen Hand ab. In der Kernverwaltung kann das beispielsweise der Haushalt, das Berichtswesen oder auch Steuerungs- und Personalthemen wie Entlohnung, Reisemanagement und Stellenplanung umfassen. Alles ganz typische Kernprozesse der Verwaltung. Mittlerweile stehen aber auch die OZG-Integration sowie das Andocken von Fachverfahren über Schnittstellen immer mehr im Fokus der SAP-bezogenen Beratung.
Wie kann SAP bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes unterstützen? Kannst du uns hier ein Beispiel nennen?
Ich erkläre die Vorteile immer gerne am Beispiel des Angelscheins, den die Bürgerin oder der Bürger nach bestandenem Kurs im Online-Portal beantragen möchte. Im Hintergrund würde hier unser Angelschein-Managementsystem arbeiten und veranlassen, dass dem Antragstellenden nicht nur der Angelschein zugeschickt wird, sondern parallel auch der Bescheid über die Kosten von bspw. 46 € und die Information über die zusätzlich zu entrichtenden Fischereigebühren. Über Schnittstellen zu SAP-Systemen würde dieser Angelschein-Antrag als Verkaufsprozess verbucht. Der kann in SAP genauso abgebildet werden wie ein Einkauf in einem x-beliebigen Geschäft oder einem Online-Portal. Vieles ist heute digital möglich, es wird nur noch nicht flächendeckend angewendet. Dabei sind es häufig einfache Änderungen, die zu enormen Verbesserungen für Bürger und Verwaltung führen. Digitalisierung ist also oft weniger komplex als es sich anhört.
Neben der Integration der Fachverfahren beraten wir aber auch zum sogenannten Front-End. Mit dem Fiori Launch Pad ist eine wirklich sehr schicke, individualisierbare und nutzerfreundliche Kundenoberfläche entstanden. Das alte SAP sah sehr technologisch aus, mit einer eher umständlichen Menüführung. Wenn man sich aktuell für eine S/4HANA Einführung entscheidet, ist die Einführung des Fiori Launch Pads eine unserer Top-Empfehlungen.
Du sprichst SAP S/4HANA an. Die Einführung wird im Moment viel diskutiert…
Ja, die Umstellung wird sehr unterschiedlich bewertet. Dabei ist es zunächst mal einfach der Wechsel einer Technologie aus dem alten ERP ECC System auf das neue HANA Stack, also die neue HANA Datenbank und die HANA Technologie. Und hier gibt es viele positive Neuerungen. Die In-Memory-Datenbank ist wesentlich schneller. So können viel mehr Prozesse viel schneller abgewickelt werden. Voraussetzung dafür ist – das ist jetzt sehr technologisch –, dass sich die Zahl der Tabellen von etwa 100.000 mit der HANA-Technologie auf circa 1.000 reduziert hat. Die Geschwindigkeit der Bearbeitung steigt also ungemein.
Problematisch ist, dass dieser Wechsel in zeitlicher Hinsicht ein Stück weit erzwungen wird. SAP gibt ein klar definiertes Zeitfenster für den Umstieg vor. Das stellt gerade Behörden und Verwaltungen vor große Herausforderungen, da sie sich sowieso schon in einem anstrengenden Digitalisierungsprozess befinden. Und jetzt kommt parallel noch die S/4HANA Transformation dazu. Darin liegt aber auch eine große Chance, viel mehr Verwaltungsabläufe digital zu gestalten.
Wie viel Zeit bleibt der Verwaltung für die Umstellung auf S/4HANA?
Die gewohnte Software-Wartung wird ja bis 2027 von SAP fortgesetzt. Auch danach kann eine kostenpflichtige Wartung bis 2030 bezogen werden. Aber dann steht eine Wartung für die Bestandssysteme tatsächlich, nach heutigem Kenntnisstand, nicht mehr zur Verfügung.
Wie kann msg bei dieser Umstellung unterstützen?
Die S/4HANA-Transformation führen wir auch branchenübergreifend durch. Was uns von anderen Anbietern unterscheidet, ist ein sehr gutes Analysetool, unsere msgFIT-Methodik und unsere spezielle msg-Methodik für SAP Activate, mit denen wir bestehende Prozesse im Bestands-SAP-System der Kunden analysieren, sie auf die S/4HANA Kompatibilität untersuchen und dabei auch kundenspezifische Abweichungen identifizieren und mit Best Practices vergleichen. Es gibt aber Prozesse, die in der SAP-Welt nicht abzubilden sind. Hier können wir eigene Softwareteile ergänzen und implementieren. Wir bieten also ein Gesamtpaket.
Noch eine Frage zu Kommunen, die z.B. ihre Haushalts- und Finanzwirtschaft zukünftig auf SAP umstellen wollen. Über welchen Zeitrahmen sprechen wir hier.
Wenn das finale „Go“ für die Umstellung steht, dauert ein Projekt zur Umstellung der kommunalen Haushalts- und Finanzwirtschaft auf SAP in der Regel 1,5 bis 2 Jahre. Dafür braucht es aber definitiv ein gut vorbereitetes Projektteam mit den entsprechenden Partnerschaften. Mit unserer Projektführungs- und Managementkompetenz können wir dafür sorgen, dass das Projekt in Time und Budget bleibt und damit die Projektziele kostengünstig und pünktlich erreicht werden.
Interviewpartnerin
Katrin Hoffmann ist als Abteilungsleiterin bei msg zuständig für die SAP-Beratung im öffentlichen Sektor, vor allem für Behörden, Unternehmen und Organisationen der Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen, für den Bereich Forschung und Wissenschaft sowie andere öffentliche oder auch öffentlich finanzierte Organisationen. Sie verfügt über mehr als 15 Jahre Beratungserfahrung im Bereich Strategy & Operations und SAP im Umfeld des Public Sector.
