E-Akte und DMS: Einführung in der öffentlichen Verwaltung
Das E-Government-Gesetz regelt die Grundsätze der elektronischen Aktenführung und des „ersetzenden Scannens“ für Bundesbehörden. In den nächsten Jahren schaffen die betroffenen Behörden die organisatorischen Voraussetzungen für durchgängig elektronische Verwaltungsprozesse.
Die Umsetzung der E-Akte erfolgt meist durch Einführung geeigneter Standardprodukte. Dabei gilt es, spezielle Anforderungen zu berücksichtigen:
Die elektronische Akte (E-Akte) muss entsprechend den Anforderungen an eine rechtsstaatliche Aktenführung und die nötige Kontrollfunktion der Akte vollständig sein.
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E-Akte als Basis von Arbeitsabläufen in der Verwaltung
Unser Service für die öffentliche Verwaltung
Wir unterstützen Behörden bei der Einführung der E-Akte und geeigneter Dokumentenmanagementsysteme (DMS), die diese Anforderungen erfüllen, mit folgenden Leistungen:
- Analyse bestehender Aktenpläne als Grundlage für die Strukturierung der E-Akte
- Analyse und gegebenenfalls Optimierung der Verwaltungsprozesse
- Planung des Einführungsprozesses einschließlich Schulung und Begleitung der Mitarbeiter im Veränderungsprozess
- Entwicklung von Konzepten für das beweiswerterhaltende Scannen von Dokumenten
- Entwicklung von Konzepten für den Datenschutz sowie für die gesetzeskonforme Löschung und Archivierung
- Entwicklung von IT-Sicherheits- und Berechtigungskonzepten
- Entwicklung von Betriebskonzepten zur Erreichung einer hohen Verfügbarkeit und Performance
- Dokumentation aller fachlichen Anforderungen als Grundlage für das Customizing des eingesetzten Produktes
