Datenschutzerklärung Microsoft Teams
I. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Verantwortlich für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung ist die:
msg systems ag
Robert-Bürkle-Straße 1
85737 Ismaning
Deutschland
Telefon: +49 89 96101-0
E-Mail: info@msg.group
II. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten
Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:
Claus Bauer
msg systems ag
Robert-Bürkle-Straße 1
85737 Ismaning
Deutschland
Telefax: +49 89 96101-1113
E-Mail: Datenschutz@msg.group
III. Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Microsoft Teams“
1. Beschreibung und Umfang der Datenerhebung
Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ informieren.
Kategorien personenbezogener Daten:
Angaben zum Benutzer: Anzeigename, E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), Bevorzugte Sprache, Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummer, Ort, Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chatfunktion zu nutzen. In diesem Fall werden, die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen.
Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der bei der Planung erhobenen Daten erfolgte auf Grundlage der Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit a) DS-GVO) oder berechtigtem Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit f) DS-GVO). Das berechtigte Interesse ist die Termindurchführung.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung erfolgt, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen.
4. Dauer der Speicherung
Die zur Terminabstimmung erhobenen Daten werden unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gelöscht. Ansonsten erfolgt eine Löschung, sofern der Zweck für die Verarbeitung nicht mehr besteht.
5. Widerspruchsrecht
Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Nimmt der Nutzer per E-Mail-Kontakt zu uns auf, so kann er der Speicherung seiner personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.
Wenn Sie Ihre Einwilligung / Speicherung widerrufen wollen, wenden Sie sich bitte per E-Mail an das Marketing der msg systems ag, msg.marketing@msg.group.
Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.
Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement. EU –Standardverträge mit Microsoft zu Office 365 und Teams sind abgeschlossen, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu garantieren.
IV. Termin Buchungen via „Microsoft Bookings“
1. Beschreibung und Umfang der Datenerhebung
Kategorien personenbezogener Daten:
Bookings: IP-Adresse, Name, Kontaktdaten (E-Mail-Adresse), Kalenderdaten, Notizen (unspezifiziert)
2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der bei der Planung erhobenen Daten erfolgte auf Grundlage der Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit a) DS-GVO) oder berechtigtem Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit f) DS-GVO). Das berechtigte Interesse ist Optimierung der Terminvergabe und Termindurchführung.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung erfolgt im Zusammenhang mit der Planung von Terminen.
4. Dauer der Speicherung
Die zur Terminabstimmung erhobenen Daten werden unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gelöscht. Ansonsten erfolgt eine Löschung, sofern der Zweck für die Verarbeitung nicht mehr besteht.
5. Widerspruchsrecht
Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Nimmt der Nutzer per E-Mail-Kontakt zu uns auf, so kann er der Speicherung seiner personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.
Wenn Sie Ihre Einwilligung / Speicherung widerrufen wollen, wenden Sie sich bitte per E-Mail an das Marketing der msg systems ag, msg.marketing@msg.group.
Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.
Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement. EU –Standardverträge mit Microsoft zu Office 365 und Teams sind abgeschlossen, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu garantieren.
V. Aufzeichnungen mit Microsoft Teams Recording
1. Beschreibung und Umfang der Datenerhebung
Es erfolgt grundsätzlich keine Aufzeichnung von Meetings. Es werden nur Meetings aufgezeichnet, deren Anforderungen zur Aufzeichnung zuvor durch den Datenschutz geprüft und freigegeben worden sind.
Dabei werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet: Videoaufzeichnung inkl. Ton und Bild.
2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der bei der Planung erhobenen Daten erfolgte auf Grundlage der Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit a) DS-GVO) oder berechtigtem Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit f) DS-GVO). Das berechtigte Interesse ist die Nachnutzung der Aufzeichnung für Dokumentationszwecke.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung erfolgt im Zusammenhang mit der Aufzeichnung von Teams Meetings.
Den Teilnehmenden wird der Link zu dieser allgemeinen Datenschutzinformation bei der Aufzeichnung eines Teams Meetings zur Verfügung gestellt.
Den Teilnehmenden werden folgende ergänzende Datenschutzinformation über die Einwilligungserklärungen zur Verfügung gestellt:
- Zweck des Meetings
- Notwendigkeit der Aufzeichnung
- Verantwortlicher der Aufzeichnung (Funktion, Rolle)
- Zugriffsberechtigte der Aufzeichnung bzw. Adressaten, denen die Aufzeichnung zur Verfügung gestellt werden soll (inkl. Adresse/Anschrift der beteiligten Institution)
- Speicherort
- Aufbewahrungsdauer
4. Dauer der Speicherung
Die erhobenen Daten werden unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gelöscht. Ansonsten erfolgt eine Löschung, sofern der Zweck für die Verarbeitung nicht mehr besteht.
5. Widerspruchsrecht
Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Nimmt der Nutzer per E-Mail-Kontakt zu uns auf, so kann er der Speicherung seiner personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. Widerspruch kann während oder im Anschluss an die Aufnahme erhoben werden. In einem solchen Fall darf die Aufnahme nicht fortgeführt werden.
Darüberhinausgehend können Sie Ihren Widerspruch per E-Mail oder Brief an die oben genannte Adresse schicken.
Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.
Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement. EU–Standardverträge mit Microsoft zu Office 365 und Teams sind abgeschlossen, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu garantieren.
VI. Rechte der betroffenen Personen
Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:
1. Recht auf Auskunft
Sie können unentgeltlich Auskunft über den Umfang, die Herkunft und die Empfänger der gespeicherten Daten sowie den Zweck der Speicherung verlangen.
2. Recht auf Berichtigung
Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.
3. Recht auf Löschung
Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:
(1) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
(2) Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
(3) Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
(4) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
(5) Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
(6) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.
4. Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
5. Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.
Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
6. Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.
Stand: 13.09.2022