Automatisierte Meldepflicht mit msg

In nur zwei Monaten setzt die HANSA-FLEX AG gemeinsam mit dem IT-Beratungs- und Systemintegrationsunternehmen msg die europäische Meldepflicht für besonders besorgniserregenden Stoffe (SVHC) um. Die Lösung msg.SCIPper übermittelt nun über 65.000 Meldungen zu SVHC-Stoffen voll automatisiert an die Europäische Chemikalienagentur (ECHA). HANSA-FLEX AG arbeitet somit gesetzeskonform und kann Kundenanfragen zu Inhaltsstoffen sofort beantworten.

Kunde

Die HANSA-FLEX AG mit Hauptsitz in Bremen ist mit rund 4.000 Mitarbeitenden Europas führender Systemanbieter in der Fluidtechnik. Die Breite und Tiefe der Produkte und Services macht das Unternehmen zum gefragten Wertschöpfungspartner, denn in einer Schlüsseltechnologie wie der Hydraulik werden Lösungen aus einer Hand bevorzugt. Die Maschinen, Anlagen und Systeme der HANSA-FLEX AG-Kunden müssen laufen: sicher, zuverlässig, rund um die Uhr. Verfügbarkeit zählt, Stillstände kosten Geld. Der Schutz von Menschen und Umwelt schließt dabei Kompromisse aus

Herausforderung

Viel Spielraum blieb HANSA-FLEX nicht, als sie im Oktober 2020 von der neuen europäischen SCIP-Meldepflicht (Substances of Concern In articles or Products) erfuhr: Erstaunt las er in einem Newsletter des VDMAs, dass er laut der SCIP-Meldepflicht alle HANSA-FLEX AG-Erzeugnisse mit besonders besorgniserregenden Stoffen (SVHC) oberhalb eines Schwellenwerts von 0,1 Prozent bereits zum 1. Januar 2021 an die Europäische Chemikalienagentur (ECHA) melden sollte. Die Zeit war knapp, doch er war entschlossen, die Herausforderung anzunehmen. Als Europas führender Systemanbieter in der Fluidtechnik steht die HANSA-FLEX AG für sehr guten Kundenservice und dazu gehört, Compliance-Anforderungen schnell umzusetzen.

„Sofort war mir klar, dass eine Umsetzung der ECHA-Meldepflicht im Rahmen der hausinternen SAP-Infrastruktur zu langwierig und aufwändig sein würde“, erläutert der damailge Teamleiter Schreuder seine Überlegungen. Die Migration SAP R3 auf S/4HANA band damals alle Ressourcen. Zudem waren die notwendigen Anpassungen sehr weit von der Kernfunktion des ERPs entfernt. So konzentrierte sich sein Team auf die Abfrage der Daten aus dem Master Data Management und der Produkt-Datenmanagement Software STEP von Stibo Systems. Diese Lösung hatte die HANSA-FLEX AG bereits seit 2017 im Einsatz. Außerdem arbeitete Nico Schreuders Team seit zwei Jahren mit dem IT-Beratungs- und Systemintegrationsunternehmen msg kontinuierlich daran, die STEP-Lösung weiter an die Unternehmensbedarfe anzupassen und die Daten-Performance sowie das Web-Bedieninterface zu verbessern.

Ziel

Aufbauend auf diese erfolgreiche Zusammenarbeit wollte Teamleiter Schreuder auch keine Behelfslösung zur Compliance-Sicherung integrieren. Stattdessen war sein Ziel von Anfang an, eine Leuchtturmlösung zu entwickeln, die alle gefährlichen Stoffe in den Erzeugnissen der HANSA-FLEX AG möglichst automatisiert an die ECHA meldet. Bereits Mitte des Jahres 2021 sollte jede Kundin und jeder Kunde eine Materialnummer eingeben können und sofort ein Ergebnis erhalten. Nico Schreuder urteilt: „Nachhaltigkeit steht zunehmend im Fokus. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis neben 65.000 HANSA-FLEX AG-Produkten mit einem Bleigehalt über 0,1 Prozent noch weitere Stoffe meldepflichtig werden. Darauf wollen wir vorbereitet sein.“

Lösung

Für eine schnelle, ergebnisorientierte Einführung der neuen Lösung zog Nico Schreuder die Stammdaten-Projektmanagerin Anchana Prütz des IT-Beratungs- und Systemintegrationsun- ternehmen msg zur Rate. Anchana Schütz berichtet: „Im ersten Schritt ging es darum, im Januar 21.000 Meldungen zu Artikeln mit einem Bleigehalt von 0,1 Prozent zu übermitteln. Mit der Lösung msg.SCIPper in Kombination mit STEP lässt sich das perfekt umsetzen. Auch die für die HANSA-FLEX AG notwendige Automatisierung der Datenverarbeitung und Meldungsübermittlung lässt sich damit ganz einfach realisieren.“

Die Funktionsweise Schritt für Schritt: Die Mitarbeitenden geben die Artikelmerkmale über das anwenderfreundliche Webinterface ein oder laden eine Liste hoch. Im Anschluss prüft msg.SCIPper automatisch, ob alle Pflichtdaten zur Identifikation und Handhabung, abhängige andere Objekte sowie Details zu den betroffenen Elementen und Inhaltsstoffen vorhanden sind. Dann übermittelt msg.SCIPper selbstständig die Informationen an die ECHA und diese bestätigt die Meldung.

„Bei Aktualisierungen einzelner Materialien prüft msg.SCIPper, welche Meldungen an die ECHA verpflichtend sind und nimmt diese vor. Erkennt msg.SCIPper einen Datensatz nicht, zeigt das System diesen im Grafischen User Interface (GUI) von msg.SCIPper an und benachrichtigt zuständige Mitarbeitende per Mail. Nico Schreuder berichtet: „So lassen sich die Daten bereinigen, ansonsten läuft alles automatisiert.“

Nutzen

Manuelle Meldeeingaben und händische Aktualisierungen entfallen und die HANSA-FLEX AG-Mitarbeitenden können sich voll auf den Kundenservice konzentrieren. „Derzeit erhalten wir wöchentlich zehn bis 20 Kundenanfragen zum Bleigehalt unserer Artikel. Dank msg.SCIPper können wir diese in Minuten beantworten – auch wenn es sich um eine Liste mit 1.000 Artikeln handelt“, erklärt Schreuder und führt weiter aus: „Das ist ein echter Wettbewerbsvorteil, da unserer Kundschaft die Sicherheit ihrer Supply-Chain wichtig ist.“

Mittlerweile sind die anfänglich 21.000 Meldungen auf die geplanten 65.000 für 2021 angewachsen. Durch die Gruppierung der Artikel mittels Namenslogik hält sich die Anzahl in Grenzen, ansonsten würde die HANSA-FLEX AG schon heute auf über 2 Millionen zu meldende Einzelartikel kommen. Da die gewählte msg.SCIPper-Lösung von Anfang an auf Wachstum ausgelegt war, lässt sich diese im Falle eines Falles skalieren. Das Projektteam von Nico Schreuder freut sich, dass es einmal mehr zeigen kann, was die StammdatenmanagementLösung der HANSA-FLEX AG mit Stibo STEP und msg.SCIPper leisten kann.

Die Partnerschaft mit msg hat sich bewährt und Nico Schreuder ist gerne als Pilotanwender dabei, sollte msg die SCIPperLösung noch erweitern. In jedem Fall will die HANSA-FLEX AG die Partnerschaft mit msg auf Grund der guten Erfahrungen ausweiten und sich 2022 auch zum Thema SAP von msg beraten lassen.