Der Lette Verein wickelt Prozesse bei der Bewerbung um einen Ausbildungsplatz mit digitalen Workflows transparent und DSGVO-konform in einer Low-Code-App auf Basis von Microsoft Power Platform ab. Der vorhandene Microsoft-365-Tenant wurde durch eine effiziente Zugriffssteuerung und eine zentrale Endgeräteverwaltung abgesichert. Bei der Umsetzung beider Vorhaben vertrauten die Verantwortlichen auf das Know-how der msg services gmbh in puncto Prozessdigitalisierung und IT-Security im Microsoft-Umfeld.
Über den Lette Verein
Der Lette Verein, 1866 von Wilhelm Adolf Lette „zur Förderung der Erwerbsfähigkeit des weiblichen Geschlechts“ gegründet, ist heute eine Stiftung des öffentlichen Rechts für schulische Berufsausbildung in Berlin. Er ist Träger von drei Berufsfachschulen, einer Fachschule und drei Schulen im Bereich Gesundheitswesen mit rund 800 Schülerinnen und Schülern. Die IT-Infrastruktur der Stiftung und ihrer schulischen Einrichtungen wird durch einen internen IT-Service betreut.
Herausforderung
Um den Herausforderungen einer modernen Verwaltung gewachsen zu sein, sah der Lette Verein Handlungsbedarf in Bezug auf die weitere Digitalisierung und Optimierung seiner Geschäftsprozesse. In einem ersten Schritt beschlossen die Verantwortlichen daher, interne Abläufe bei der Bearbeitung der Bewerbungen um einen Schulplatz zu digitalisieren und den vorhandenen Microsoft-365-Tenant durch ein zeitgemäßes IT-Security-Konzept bestmöglich gegen unbefugten Zugriff und/oder Datenlecks abzusichern.
Lösung
Die Stiftung suchte für die Umsetzung beider Projekte einen IT-Partner, der sowohl über Know-how bei der Digitalisierung als auch in Bezug auf IT-Security im Microsoft-Umfeld verfügt, und fand ihn mit der msg services gmbh. Der Ismaninger IT-Dienstleister entwickelte in enger Zusammenarbeit mit dem internen Projektteam eine einfach zu bedienende Low-Code-App mit digitalen Workflows auf Basis von Microsoft Power Platform.
Das funktioniert so: Geht das auf der Webseite des Berufsausbildungszentrums verfügbare Online-Bewerbungsformular vollständig ausgefüllt inklusive aller angeforderten Dokumente (Anschreiben/Lebenslauf/Ausweis/letztes Zeugnis) im Schulsekretariat ein, wird der Bearbeitungs-Workflow angestoßen. Gleichzeitig werden die im PDF- oder JPG-Format mitgeschickten Dokumente direkt an SharePoint Online übergeben und dort verwaltet. Die Power App stellt dann die relevanten Bewerbungsdaten gebündelt bereit und zeigt den aktuellen Status jeder Bewerbung übersichtlich an.
Auf diese Weise wird die Bearbeitung einer Bewerbung deutlich vereinfacht und beschleunigt. Den an diesem Prozess beteiligten Mitarbeiter:innen bleibt so mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben – ein echter Mehrwert. Und die Bewerber:innen erfahren schneller, wie der Status ihrer Bewerbung ist und erhalten dadurch größeren Planungsspielraum. Da msg services die digitalen Workflows in Form wiederverwendbarer Templates erstellt hat, kann das Berufsausbildungszentrum andere Prozesse in Zukunft in Eigenregie digitalisieren.
Auf der Grundlage gemeinsam erarbeiteter IT-Security-Richtlinien hat msg services im Zuge der Prozessdigitalisierung zudem ein maßgeschneidertes IT-Security-Konzept gemäß dem Zero-Trust-Prinzip realisiert. Eine effiziente Zugriffssteuerung mit Multi-Faktor-Authentifizierung sorgt jetzt für einen sicheren und Compliance-konformen Zugriff auf sensible Daten. Welche Bedingungen End User und Endgeräte erfüllen müssen, um sich beim Microsoft-365-Mandanten anmelden zu können und Zugriff auf die Daten zu erhalten, ist in der Conditional-Access-Komponente des Azure Active Directory (AD) festgelegt. Die zentrale Verwaltung und Überwachung sowie die Bereitstellung der Endgeräte (Desktop, Laptop, Smartphone, Tablet) für die gesamte Organisation erfolgt nach vorab definierten Richtlinien in einer Mobile-Device-Management-Lösung (MDM), die msg services auf Basis von Microsoft Endpoint Manager erstellt hat.
Dank der partnerschaftlichen Zusammenarbeit aller Beteiligten und dem Einsatz agiler Methoden bei der Entwicklung von Power-App und digitalen Workflows gingen die anspruchsvollen Projekte innerhalb von nur drei Monaten über die Bühne
„Die msg services gmbh hat eine Power App erstellt, in der wir interne Prozesse bei Bewer-
bungen für einen Ausbildungsplatz automatisiert und transparent mit digitalen Workflows
durchführen. Das vereinfacht und beschleunigt die Abläufe zwischen unserem Sekretariat
und den Schulen deutlich und reduziert die Aufwände auf ein notwendiges Minimum.“
Tom Richter, Leitung Servicebereich IT beim Lette Verein
Projektziele
- Digitalisierung und Optimierung der internen Prozesse bei Bewerbungen für einen Ausbildungsplatz
- Gewährleistung der 100-prozentig DSGVO-konformen Speicherung und Verarbeitung von Bewerbungsdaten
- Entlastung der Mitarbeitenden von manuellen Tätigkeiten bei der Bearbeitung der Bewerbungen
- Deutliche Minimierung von IT-Risiken durch passgenaues IT-Security-Konzept für eine effiziente
- Zugriffssteuerung (Microsoft 365) und Endgeräteverwaltung
Kundennutzen
- Vereinfachung, Beschleunigung und Optimierung interner Prozesse bei Bewerbungen um einen Ausbildungsplatz mit einer smarten Microsoft Power App
- Hohe Prozesssicherheit und Transparenz dank digitaler Workflows
- 100-prozentig DSGVO-konforme Speicherung und Verarbeitung von Bewerbungsdaten
- Wegfall von manuellen Tätigkeiten und Papierausdrucken
- Mehr Raum für Kernaufgaben durch Einsparung von Arbeitszeit
- Befähigung zur Digitalisierung weiterer Prozesse in Eigenregie dank wiederverwendbarer Workflow-Templates
- Höhere Zufriedenheit der Endanwender:innen durch komfortable und intuitive Bedienung der App
- Absicherung des Microsoft-365-Tenant durch Zugriffssteuerung nach dem Zero-Trust-Prinzip auf Basis maßgeschneiderter IT-Security-Richtlinien
- Zentrale und effiziente Verwaltung, Überwachung und Bereitstellung aller (mobilen) Endgeräte