IT-Konsolidierung (Studie)

Die IT-Konsolidierung in der öffentlichen Verwaltung zielt darauf ab, IT-Infrastrukturen zu standardisieren und Datenbestände zu zentralisieren, um Effizienz und Sicherheit zu erhöhen. Dies umfasst Projekte wie die Modernisierung von Rechenzentren und die Migration dezentraler Serversysteme.

Was versteht man unter IT-Konsolidierung?

Die IT-Konsolidierung ist ein zentrales Thema in der öffentlichen Verwaltung. Auf den Verwaltungsebenen Bund, Länder und Kommunen ist sie ein wichtiger Bestandteil der digitalen Transformation von Staat und Gesellschaft. IT-Infrastrukturen, Datenbestände und IT-Fachverfahren werden zusammengeführt und idealerweise standardisiert. Anwendende nutzen dann diese Fachverfahren auf neu zu entwickelnden und bereitzustellenden Standard-Arbeitsplätzen. Dahinter stehen Ziele wie die Verwaltungsmodernisierung und Kosteneffizienz, vor allem aber auch eine Sicherstellung und Verbesserung der IT-Sicherheit. Das klingt erstmal ziemlich abstrakt.      
Deutlicher wird es anhand konkreter Projekte. Diese haben den Aufbau und die Modernisierung von Rechenzenten als Ziel, in denen die grundlegende IT-Infrastruktur für den sicheren und stabeilen Betrieb geschaffen wird. Folgeprojekte im Rahmen der IT-Konsolidierung sind dann meist Migrationsprojekte, in denen Serversysteme von dezentralen Standorten migriert oder technologisch neu aufgebaut werden. Das alles mit dem Ziel, technologisch modernisierte und sichere IT-Fachverfahren mit ihren Datenbeständen auf diese neue IT-Infrastruktur zu migrieren und effizient zu betreiben.

Wie hat sich das Thema entwickelt? Was hat sich verändert?

Auf Länderebene haben die öffentlichen IT-Dienstleister schon Anfang des Jahrtausends Konsolidierungsprojekte vorangetrieben und mittlerweile einen fortgeschrittenen Reifegrad erreicht – wenn auch nicht homogen über alle Bundesländer hinweg. Beispielhaft zu nennen wäre hier der 2004 gegründete öffentliche IT-Dienstleister Dataport. Der Dienstleister stellt IT-Services für öffentliche Verwaltungen und Einrichtungen in verschiedenen Bundesländern zur Verfügung und betreibt Rechenzentren für staatliche und kommunale Kunden. Seit der Gründung wächst Dataport beständig über Landesgrenzen hinweg und spielt dabei eine zentrale Rolle in der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung und der Modernisierung von Verwaltungsprozessen. Aber trotzdem bietet die IT-Konsolidierung von den Kommunen hin zu den IT-Dienstleistern der Länder noch viel Potenzial und noch mehr Herausforderungen.

Mit der IT-Konsolidierung Bund hat im Jahr 2015 die damalige Bundesregierung ein äußerst ambitioniertes Vorhaben initiiert: die Konsolidierung und Standardisierung der IT des Bundes mit mehreren Handlungssträngen wie die Betriebs- und die Dienstekonsolidierung oder auch die Bündelung der IT-Beschaffung. Die Zentralisierung der IT-Beschaffung wurde bereits erfolgreich umgesetzt. Die ursprüngliche Zeit- und Kostenplanung für die Betriebs- und Dienstekonsolidierung war jedoch viel zu optimistisch. Die Komplexität und der Abstimmungsbedarf sind deutlich aufwändiger als zu Beginn angenommen, das Bekenntnis der Bundesregierung zu den Zielen der Umsetzung ist weiter vorhanden. Durch neue politische Vorhaben wie das Onlinezugangsgesetz, die gestartete Registermodernisierung und die verschärften Maßnahmen zur Verbesserung der IT-Sicherheit ändern sich die Rahmenbedingungen für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung. Daraus resultierten für die laufenden Projekte der IT-Konsolidierung neue Anforderungen und Anpassungen der zeitlichen Planung und des Budgets.

Was sind aktuell die größten Treiber des Themas und welche Faktoren fungieren eher als Bremser?

Politik und Verwaltung sehen wie die Gesellschaft auch den Modernisierungsbedarf. Die öffentliche Verwaltung benötigt eine stabile, zukunftsgerichtete und resiliente IT-Infrastruktur, um ihre Aufgaben im Spannungsfeld verschiedener Rahmenbedingungen  - dazu gehören fachlich/ prozessuale, technologische und demografische Entwicklungen - erfüllen zu können. Gleichzeitig erfordern Vorhaben der öffentlichen Verwaltung oft eine gemeinsame Steuerung von Bund, Ländern und Kommunen. Das Ressortprinzip und der Föderalismus führen zu komplexen und langwierigen Planungs- und Entscheidungsprozessen. Politik und Verwaltung tun sich schwer, mit der Geschwindigkeit der technischen Entwicklung Schritt zu halten und verstärken den Druck durch das Aufsetzen neuer Vorhaben mit Abhängigkeiten zu laufenden Vorhaben bei gleichzeitig begrenzten Ressourcen. Im Verlauf der IT-Konsolidierung wurde deutlich, dass in der öffentlichen Verwaltung auf allen Ebenen zu wenig Kapazität und Fachexpertise zur Steuerung komplexer IT-Projekte vorhanden ist.

Langlaufende Projekte über mehrere Legislaturperioden wie die IT-Konsolidierung sind in Deutschland schwer umsetzbar. Mit jedem Regierungswechsel sind neben Phasen der Unsicherheit, beispielsweise durch Haushaltssperren, auch Veränderungen der politischen Schwerpunkte verbunden, die sich auf die Projektorganisation auswirken.

Das Thema IT-Konsolidierung ist nach wie vor relevant und wird uns noch eine Weile beschäftigen. Das zeigt auch die aktuelle IT-Konsolidierungsstudie, an der du maßgeblich beteiligt warst. Wie kann man sich den Arbeitsprozess eigentlich vorstellen und was waren deine Erfahrungen während des Projekts?

Das war eine spannende und erkenntnisreiche Aufgabe. Wir haben die Studie[1] zum fünften Mal durchgeführt und kamen bei der Vorbereitung schnell zu dem Entschluss, dass wir die Fragestellungen an die Fortschritte und Entwicklungen – sowohl strukturell als auch technologisch – anpassen sollten. Vor zwei bis drei Jahren wurde das Thema Cloud in der öffentlichen Verwaltung noch sehr kontrovers diskutiert. Mittlerweile ist Cloud gesetzt. Auch die Themen IT-Sicherheit und Registermodernisierung sind in den Fokus gerückt. Diese Entwicklungen haben wir in die Studie integriert und gleichzeitig die bisherigen Schwerpunkte Betriebskonsolidierung und Dienstekonsolidierung hinsichtlich der Fragestellungen aktualisiert. Zunehmend werden wir die Erfahrungswerte nach einer Um-setzung und die Zufriedenheit mit den erreichten Zielen erheben. Unsere Lesenden können auch zukünftig Studien zur IT-Konsolidierung von msg erwarten.

Fasziniert war ich von den persönlichen Interviews mit Entscheidungsträgern aus der öffentlichen Verwaltung. Ich habe erleben können, wie engagiert und reflektiert diese sehr offen mit uns über die Fortschritte, Hemmnisse und Lösungsideen gesprochen haben. Das war selten politisch. Ein Zeichen dafür, dass uns als msg ein hohes Vertrauen geschenkt wird.

Welchen Beitrag kann msg zur IT-Konsolidierung in Zukunft leisten und welche Aufgaben kommen noch auf uns zu?

Als msg haben wir schon viele Konsolidierungsprojekte in Bund und Ländern steuernd begleitet. Aktuell besetzen wir gerade im Rahmen der IT-Konsolidierung des Bundes Projekte der Betriebs- als auch der Dienstekonsolidierung auf der strategischen Auftraggeberseite – also in den Ministerien –und beim umsetzenden Auftragnehmer – in der Regel ein öffentlicher IT-Dienstleister wie das ITZBund. Diese Konsolidierung wird sicher noch bis zum Ende der Dekade fortgesetzt. Damit bringen wir unsere Expertise in der Planung und Durchführung ein. Unsere inhaltlichen Schwerpunkte sind zum einen die Projektleitung und das Projektmanagement Office, zum anderen die Ausgestaltung der Migrationsarchitektur, technische Konzeptionen sowie das Qualitätsmanagement.​ Unsere Kunden schätzen neben der Erfahrung unserer eingesetzten Mitarbeitenden insbesondere unsere Verlässlichkeit und Vernetzung. Denn Konsolidierungsprojekte sind komplexe Vorhaben mit Langstreckencharakter.

[1] Studie: IT-Konsolidierung in der öffentlichen Verwaltung 2023 | msg