Agile Transformation in der öffentlichen Verwaltung

Was ist Agilität und was beinhaltet eine agile Transformation?

Maria Engelmeier: Agilität ist eine Fähigkeit und Einstellung, die sich in einem persönlichen Mindset und bestimmten Handlungen widerspiegelt. Es begann alles mit den Prinzipien des agilen Manifests, die von einer Gruppe von Softwareentwicklern im Jahr 2001 erstellt wurden. Zu diesen Prinzipien zählten beispielsweise individuelle Interaktionen, Zusammenarbeit mit dem Auftraggebenden oder Kunden und die Anpassung an sich ändernde Anforderungen, was sich bis heute entsprechend in den agilen Werten wiederfindet. Die größte Wertschöpfung der Agilität entsteht durch die Atmosphäre im Team, die eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe und einen vertrauensvollen Umgang ermöglicht. Dadurch werden insbesondere Erfahrungswerte geteilt und voneinander gelernt. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, sich weiterzuentwickeln, wodurch das gesamte Team vorangebracht wird. Die Gestaltung von Zusammenarbeit im Team und schnellere Reaktionen auf Veränderungen sind Elemente, die wir in der heutigen schnelllebigen und vernetzten Arbeitswelt überall brauchen.

Katharina Schmitt: Die Agile Transformation geht noch einen Schritt weiter und betrachtet nicht nur einzelne Teams und Projekte, sondern beschreibt den Prozess, bei dem eine Organisation von einer traditionellen, oft hierarchischen und bürokratischen Arbeitsweise zu einer agilen Arbeitsform übergeht. Dabei ist jede Transformation etwas Einzigartiges, da Agilität keinen Selbstzweck hat, sondern immer zum Erreichen der selbst gesetzten Ziele eingeführt wird. Diese Ziele können sein, flexibler, anpassungsfähiger und kundenorientierter zu werden.
Eine agile Transformation beinhaltet mehrere Schlüsselelemente, wie die Veränderung der Organisationskultur, Teams und ihre Zusammenarbeit, Iterationen und inkrementelles Arbeiten, Priorisierung und Flexibilität, kontinuierliches Feedback und Neuausrichtung und vieles mehr.

 

Warum wird eine agile Transformation in der öffentlichen Verwaltung immer wichtiger und welche Vorteile ergeben sich durch eine agile Arbeitsweise, sowohl für die Behörden als auch für die Bürgerinnen und Bürger?

Maria Engelmeier: Die Einführung agiler Arbeitsweisen in der öffentlichen Verwaltung wird aus verschiedenen Gründen immer wichtiger. Zudem ergeben sich daraus zahlreiche Vorteile für die Behörden sowie für die Bürgerinnen und Bürger:

1. Schnellere Reaktion auf Veränderungen: Die Umgebung der öffentlichen Verwaltung ist oft von sich schnell ändernden Rahmenbedingungen geprägt. Agile Arbeitsweisen ermöglichen eine schnellere Anpassung an neue Anforderungen, politische Änderungen oder sich ändernde gesellschaftliche Bedürfnisse.

2. Nutzerorientierung: Agilität betont die Zusammenarbeit mit Nutzenden, Kunden und Stakeholdern. Dadurch können sowohl behördeninterne als auch bürgergerichtete Verwaltungsleistungen mit einer stärkeren Nutzerorientierung neu gedacht werden. Durch eine agile Herangehensweise können Behörden besser auf die Bedürfnisse und Erwartungen der jeweiligen Nutzergruppe eingehen, was zu einer verbesserten Servicequalität und Abläufen führt.
3. Beschleunigung von Prozessen: Einige (Verwaltungs-)Prozesse sind bürokratisch überladen. Arbeitspakete, Vorhaben sowie Prozessanpassungen können durch kurze Arbeitszyklen, schnelle risikoarme Iterationsschleifen, klare Priorisierung und regelmäßiges Feedback Abhilfe geben. Agile Methoden fördern dadurch die kontinuierliche Verbesserung und organisationales Lernen.

4. Transparente Kommunikation: Agile Arbeitsweisen fördern eine offene und transparente Kommunikation, sowohl innerhalb der Teams als auch mit externen Stakeholdern. Dies trägt zu einem besseren Verständnis der Prozesse und Entscheidungen bei und fördert das Vertrauen der Mitarbeitenden sowie der Bürgerinnen und Bürger in die Verwaltung.
5. Förderung der Mitarbeitermotivation: Agile Arbeitsweisen betonen selbstorganisierte Teams und die aktive Einbindung der Mitarbeitenden in Entscheidungsprozesse. Dies kann zu einer höheren Mitarbeitermotivation und Zufriedenheit führen, was sich wiederum positiv auf die Qualität der erbrachten Dienstleistungen auswirkt.
6. Kostenreduktion: Durch die effizientere Nutzung von Ressourcen, die Vermeidung von Verschwendung und die Fokussierung auf wesentliche Prioritäten können Kosten gesenkt werden.

Insgesamt trägt die Einführung agiler Arbeitsweisen in der öffentlichen Verwaltung dazu bei, flexibler, effizienter und nutzerorientierter zu arbeiten. Dies führt zu einer verbesserten Servicequalität, erhöhter Bürgerzufriedenheit und letztendlich zu einer effektiveren Verwaltung.

Katharina Schmitt: Agile Methoden schaffen, wenn sie zugelassen werden, eine andere Atmosphäre in den Amtsstuben. Wenn Offenheit, Wertschätzung und Zusammenarbeit nach den agilen Werten erlebt wird, steht irgendwann nicht mehr die Frage „Bin ich dafür zuständig“, sondern „Wie kann das Team das Problem lösen“ im Vordergrund. Dies kann auch der Startschuss für Co-Kreation und innovative Lösungen sein.

 

Welche Voraussetzungen müssen auf der Behördenseite geschaffen werden, um eine agile Transformation in der Verwaltung erfolgreich umzusetzen?

Katharina Schmitt: Bevor wir auf die Voraussetzungen eingehen, müssen wir zwei Einordnungen vornehmen:

• Agilität und auch eine agile Transformation sind kein Selbstzweck. Vor jeder agilen Transformation steht die Frage: Warum und wofür? Was soll damit erreicht werden? Was ist nach der Transformation spürbar anders? Agilität ist kein „Allheil-Mittel“, durch das alles ad-hoc schneller und besser geht und das alle Probleme löst, sondern es muss klar herausgearbeitet werden, welche Schmerzpunkte bestehen. Anschließend wird bewertet, welche davon durch Agilität adressiert werden können und wie ein wünschenswerter Zielzustand aussehen könnte. Ohne ein klares Ziel kann keine Transformation gelingen bzw. kann auch nicht gemessen werden, ob die Transformation erfolgreich war.
• Man kann eine agile Transformation nicht zentral planen und dann über eine Behörde ausrollen. Auch eine agile Transformation ist im Kern agil, das heißt nutzerorientiert, iterativ und passt sich an ändernde Rahmenbedingungen flexibel an.

Maria Engelmeier: Abgesehen davon braucht es mindestens ein mutiges Team, das experimentierfreudig ist und sich im Namen der Organisation mit verschiedenen Konzepten, Vorgehensweisen und Frameworks der Agilität auseinandersetzt und sie auf den spezifischen Behördenalltag sowie die Prozesse in der Organisation anpasst, um eine Art Fahrplan oder Leitfaden zu entwickeln, wie diese Methoden und Vorgehensweisen in dieser Behörde angewendet werden können. Zudem sollte ein Transformationsteam eingesetzt werden, das sich mit allen strategischen und operativen Themen und Herausforderungen der agilen Transformation beschäftigt. Dieses Team sollte über ausreichend Kapazitäten (lieber weniger Personen und dafür in Vollzeit) verfügen, um sich den Herausforderungen stellen zu können. Der dritte essenzielle Punkt ist eine klare Unterstützung der Führungsebene. Wenn die Führungsebene nicht hinter der Initiative steht, nimmt das den Wind aus den Segeln und bremst die Initiative aus, bevor sie überhaupt Fahrt aufgenommen hat. Das Verständnis für Agilität und die Bereitschaft, Abläufe neu zu denken, muss auf Leitungsebene vorhanden sein. Ebenfalls sollten die umsetzenden Stellen bereit sein, mehr Verantwortung zu übernehmen und ein agiles Mindset respektive Kultur aufbauen.

 

Welche Herausforderungen bringt eine agile Transformation in der öffentlichen Verwaltung mit sich?

Katharina Schmitt: Es ist wichtig zu beachten, dass eine agile Transformation keine "One-Size-Fits-All"-Lösung ist. Jede Organisation ist einzigartig und die spezifischen Anforderungen können variieren. Eine erfolgreiche agile Transformation erfordert immer eine schrittweise Einführung agiler Praktiken, Schulungen, Coachings und eine kontinuierliche Überprüfung und Anpassung des Vorgehens.

Die drei größten Herausforderungen sind:

Der kulturelle Wandel: So wie jede Art von Veränderung bringt auch die agile Transformation am Anfang gemischte Gefühle sowie Widerstand und Ängste mit sich. Hier ist es entscheidend, Lust auf Verbesserung zu machen. Dazu benötigt es starke Fürsprechende innerhalb der Behörde, die die weitere Belegschaft mitreißen können. Häufig erschweren personelle Engpässe ein schnelles Vorankommen einer agilen Transformation.

Veränderungen brauchen Zeit: Viele Prozesse in der Verwaltung sind (noch) relativ veränderungsresistent. Bis eine neue Maßnahme ihre volle Wirkung entfaltet und die Vorteile spürbar sind, vergeht häufig Zeit. Es braucht Geduld aufseiten der Entscheider und Entscheiderinnen und Vertrauen in den Prozess, etwas auszuprobieren und zu wagen, damit sich die Potenziale entfalten können.

Führung und Management: Führungs-/Leitungskräfte müssen ihre Rolle neu definieren und sich von einem kontrollierenden zu einem unterstützenden Führungsansatz bewegen. Wichtig zu verstehen ist, dass Führung nicht abgeschafft wird. Teams benötigen auch in agilen Arbeitskontexten Führung und Struktur – aber die Art der Struktur und Führung ist eine andere. Das erfordert nicht nur Verständnis und Unterstützung von den Führungskräften, sondern auch Schulung und Coaching für Führungskräfte.

 

Wie kann die msg die Verwaltung im Bereich agile Transformation unterstützen und welche Lösungen bieten wir an?

Maria Engelmeier: Als msg bieten wir hier sowohl tatkräftige als auch strategische Unterstützung an. Wir unterstützen zum einen mit methodenstarken und erfahrenen Agilisten, die den Teams helfen, die ersten Schritte zu gehen und sicherer in der agilen Arbeit zu werden. Dabei fungieren wir als Vorbilder und Begleitende und schaffen Rahmenbedingungen, die den Start erleichtern. Zum anderen unterstützen wir strategisch und sehen nicht nur die aktuellen Herausforderungen, sondern wissen auch, was wir heute angehen sollten, damit auch der nächste und übernächste Schritt gut vorbereitet ist und gelingen wird. Zusammen mit den Behörden machen wir den nächsten Schritt im Sinne der agilen Transformation gangbar. Wir begleiten in das unbekannte Terrain und befähigen das Team, Barrieren zu beseitigen. Dadurch wächst das Team mit den eigenen Erfolgen.

Katharina Schmitt: Das Besondere an der Begleitung durch die msg ist, dass wir stets auf Augenhöhe mit unseren Projektpartnern agieren und durch unsere Erfahrungen bei agilen Transformationsprojekten in der öffentlichen Verwaltung die Herausforderungen und Stolpersteine in der Praxis kennen. Wir steuern die agile Transformation als ein agiles Vorgehen aus regelmäßigen Feedbackschleifen, Schulungsformaten zur Verankerung agiler Arbeitsweisen und der agilen Kultur.