Darum geht's: Dank intelligenter Projektmanagement-Methoden wie Kanban kannst du Aufgaben im Team schnell und effizient bearbeiten. Wie wichtig Kanban für die Software-Projekte bei msg ist, erleben Studierende zweimal im Jahr beim Kanban-Workshop hautnah mit. Annika absolvierte das Training in Coronazeiten online. Für sie stellte es sich als Startschuss für eine aufregende Reise mit msg heraus, die sie in ihre aktuelle Rolle als Business Consultant im Public Sector führte.
Dieses Phänomen wird einigen aus der Schule, Ausbildung oder dem Studium bekannt vorkommen: eigentlich sollte eine Präsentation erstellt oder die nächste Prüfung vorbereiten werden, trockene Vorlesungsinhalte auswendig gelernt und Übungsaufgaben durchgearbeitet werden. Am Anfang klappt das vielleicht noch gut, aber dann wird hier eine Mail geschrieben, da eine Chatnachricht beantwortet und zum Durchatmen mal „ganz kurz“ eine Plattform auf Neuigkeiten gecheckt. Ca. zwei Stunden später ist dort zwar der Newsfeed fürs Erste abgearbeitet, jedoch ist die eigentliche Aufgabe noch nicht weiter vorangeschritten.
Durch Multitasking geht der Fokus auf die zu erledigende Arbeit verloren. Die Gefahr, sich zu verzetteln steigt, was zu einem schier unüberwindbaren Berg an ausstehenden ToDos kurz vor der Deadline führen kann.
Meine Teilnahme beim msg-Kanban-Workshop, dem Projektmanagement-Training für Studierende
Eine mögliche Lösung liegt im Kanban-Ansatz, getreu dem Motto: „Stop starting, start finishing!“
An dieser Stelle möchte ich euch auf eine Reise mitnehmen. Denn was ich über Kanban und fokussiertes Vorgehen gelernt habe, ist eng mit der Geschichte verbunden, wie ich zu msg gekommen bin.
In meinem Bachelorstudium der Betriebswirtschaft belegte ich das Modul Projektmanagement (PM). Geprägt von der Corona-Pandemie fanden meine letzten Semester überwiegend remote statt, worunter der persönliche Austausch mit anderen Studierenden, aber auch mit den Dozierenden, gelitten hat. Als mein PM-Professor vorschlug, wir könnten an einem kostenlosen Kanban-Workshop von msg für Studierende teilnehmen, war ich sofort begeistert. Die Aussicht darauf, eine neue Projektmanagement-Methode von einem Unternehmen mit direktem Praxisbezug kennenzulernen, war verlockend. Der Workshop stellte eine tolle Ergänzung zum virtuellen Uni-Alltag dar. Also habe ich mich direkt bei msg für die Veranstaltung angemeldet und auch eine Zusage erhalten. Damals fand das Event remote statt, allerdings hat sich das mittlerweile geändert und das Angebot findet wieder zweimal jährlich im msg-Hauptsitz in Ismaning bei München statt.
Ich war die erste externe Teilnehmerin in der Videokonferenz und wurde sehr herzlich empfangen. Das „Du“ ist bei msg über alle Hierarchieebenen hinweg Teil der Unternehmenskultur und wurde auch im Workshop von Beginn an angeboten. Obwohl wir uns nicht kannten, führten wir gleich persönliche Gespräche, geprägt von Offenheit und Herzlichkeit. Diese familiäre Atmosphäre begleitete uns während der gesamten Veranstaltung.
Nach einer knappen Vorstellungsrunde von msg und den Teilnehmenden stiegen wir in die Kanban-Theorie ein. Die Trainer beleuchteten den Ursprung der Methode und die dahinterstehende Motivation. Kanban kommt aus der Automobilbranche und wurde entwickelt, um die Lagerhaltung effektiver und effizienter zu gestalten. Da das Konzept aber so gut funktionierte, wurde es für andere Bereiche wie die Wissensarbeit adaptiert. Für msg als IT-Beratung ist dabei die Softwareentwicklung besonders relevant.
Deep Dive: So wendeten wir die Kanban-Methode erfolgreich im Workshop an
Grundlagen von Kanban:
Bestimmte Prinzipien, Praktiken und Werte bilden die Grundlage von Kanban (siehe Abbildung 1).
Abb. 1
Das Kanban-Board:
Abbildung 2 zeigt ein klassisches Kanban-Board. Dieses sowie die Bedeutung der in den Grundlagen genannten Praktiken wurden anhand der kleinen Rahmengeschichte: „One Day in Kanban Land“ erklärt.
Abb. 2
Verschiedene Personen bzw. Teams (rot, blau, grün) haben definierte, in Spalten dargestellte Kompetenzen (Backlog-Pflege, Entwicklung, Deployment) und Work in Progress Limits (2, 2, 1). Diese sogenannten WiP-Limits geben an, wie viele Tätigkeiten maximal gleichzeitig durchgeführt werden dürfen.
Die schrittweise Abarbeitung sowie stets neue Priorisierungen der anstehenden Aufgaben (A, B, C, …) führen zu Verschiebungen der Kärtchen innerhalb des Boards, damit die entsprechenden Parteien sie bearbeiten können. Die Verteilung der Aufgaben kann dabei theoretisch entweder durch das Push-Prinzip oder das Pull-Prinzip erfolgen. Bei „Push“ schiebt man eine fertige Aufgabe zum nächsten Verantwortungsbereich. Bei „Pull“ „zieht“ sich der oder die mit freien Kapazitäten die nächste Aufgabe selbst heran.
Praxisübung mit virtuellem Spiel:
Im Rahmen des virtuellen Spiels „TWiG - The WIP Game“ wurde uns in Teams je ein Kanban-Board zur Verfügung gestellt (siehe Abbildung 3). Wir konnten damit die Arbeit am Board mit WiP-Limits simulieren und im Mini-Wettbewerb die Aufgaben nach und nach abarbeiten – mal nach dem Push- und mal nach dem Pull-Prinzip.
Abb. 3
Unsere Learnings aus dem Spiel wurden mit der 1-2-4-all-Methode abgefragt. Dabei bearbeitet jeder und jede die Fragestellung zunächst in einer Minute für sich selbst, bespricht sich dann für zwei Minuten mit einem Partner und anschließend für vier Minuten in einer Vierer-Gruppe, deren Ergebnisse dann innerhalb von fünf Minuten mit der gesamten Gruppe geteilt werden. Die wichtigsten waren:
- Beide Prinzipien führten im Grunde zum selben Ergebnis.
- Dabei empfanden wir jedoch die Pull-Methode als entspannter. Mit dem Pull-Prinzip blieben die einzelnen Parteien am Ende handlungsfähiger und konnten dadurch kürzere Durchlaufzeiten erreichen. Somit konnten auch später im Prozess noch Anpassungen vorgenommen werden, sofern das überhaupt möglich und nötig war.
- Dafür hatten wir den Eindruck, dass die Leistungsfähigkeit durch Push stärker stieg als bei Pull. Wir vermuteten, dass es Druck bzw. eine Art Zugzwang auslöst, eine Aufgabe zu bekommen, die erledigt werden muss.
Kanban als Lösung für fokussiert(er)es Arbeiten
Am Ende des Workshops wurde die 1-2-4-all-Methode auch nochmal für die Learnings des gesamten Kanban-Workshops angewandt. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse beantworten auch die Frage „Wie kann Kanban nun dabei helfen, fokussiert zu arbeiten?“.
- Versucht doch mal, eure ToDos im Board übersichtlich in verschiedenen Spalten darzustellen. Multitasking ist jedenfalls keine gute Idee!
- Bevor ihr neue Aufgaben anfangt, erledigt erstmal das, was ihr schon angefangen habt, nach dem Motto: „Stop starting, start finishing!“.
- Limitierungen des WiP sind dafür enorm wichtig, setzt euch daher bewusst WiPs.
- Legt den Fokus auf das Nadelöhr/den Engpass: woran liegt es, dass ihr nicht weiterkommt? Was verzögert den Prozess?
- Blockaden müssen toleriert, aber zuerst abgearbeitet werden; dadurch bieten sich Chancen zur Optimierung.
Und ganz wichtig: wenn sich euch die Gelegenheit bietet, beim Kanban-Workshop von msg teilzunehmen, schaut doch mal vorbei!
Nach dem Kanban-Workshop war vor dem Praxistag
Nachdem mir msg durch den Kanban-Workshop so positiv im Gedächtnis geblieben war, beschloss ich, das Unternehmen direkt noch einmal virtuell zu besuchen – und zwar beim von der TH Nürnberg organisierten Praxistag am msg-Standort Nürnberg. Im Rahmen der Praxistage können Studierende aus den bayerischen Hochschulen in Unternehmen reinschnuppern und sich ggf. schon Praktikumsplätze, Arbeitsverträge oder auf jeden Fall Kontakte sichern.
Und genau das hat bei mir blendend funktioniert. Nach etwas theoretischem Input zum Unternehmen und zur Projektmanagement-Methode Scrum sowie einem praktischen Scrum-Spiel konnten wir Teilnehmenden in Breakout-Sessions niedrigschwellig mit den beteiligten Personen sprechen und Fragen klären. Auch bei dieser Veranstaltung bestätigte sich mein Eindruck aus dem Kanban-Workshop von Offenheit und Herzlichkeit im Unternehmen.
Traineeprogramm und Key Accounting: Mein Einstieg bei msg
Danach ging alles ganz schnell. Ich bewarb mich auf eine Stelle im Rahmen des Traineeprogramms „Professional Start“ und wurde zum Bewerbungsgespräch eingeladen, das direkt in einem Arbeitsvertrag mündete. Nach einer Corona-bedingten Pause war meine Traineeprogramm-Staffel die erste, die sich wieder persönlich begegnen konnte. Wir haben die Zeit dieses intensiven Austauschs genossen, da es doch einfach schöner ist, sich live und in Farbe kennenzulernen, statt nur virtuell. Binnen eines Tages hatte sich schon eine super Gruppendynamik ausgebildet, die uns voller Elan durch die Schulungen, Zertifizierungen und die Case Study gebracht hat.
Den tollen Zusammenhalt unter Kolleginnen und Kollegen konnte ich im Anschluss an das Traineeprogramm auch direkt am Standort Nürnberg im Key Accounting erleben. Die Tätigkeit bildet die Schnittstelle zwischen msg, seinen Mitarbeitenden, Kunden- und Partnerunternehmen. Dabei unterstütze ich in der Kommunikation und Koordination der Einsätze unserer Mitarbeitenden in zahlreichen spannenden Projekten.
Autorin
Annika Landskron
Business Consultant
Annika begann ihre Tätigkeit bei msg im Oktober 2021. Nach der Teilnahme am virtuellen Kanban-Workshop und dem msg-Praxistag stieg sie über das msg-Traineeprogramm als Business Consultant im Bereich Public Sector ein.
Zeig auch du dein Können beim Kanban-Workshop!
Du willst innovatives Projektmanagement erleben? Wir laden dich ein, es Annika gleichzutun und dich zum Workshop "Kanban in IT-Projekten", dem msg Projektmanagement-Training für MINT-Studierende anzumelden. Dich erwartet ein spannender und lehrreicher Tag mit unseren zertifizierten Trainern, bei dem du nicht nur die Kanban-Methode, sondern auch msg hautnah kennenlernst!
