Kundenreferenz
Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin (MDC)

Herausforderung

Damit die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler am MDC ihre Kernaufgaben bestmöglich erfüllen können, stellt die Administration die erforderlichen Services zur Verfügung. Die Entwicklung und Realisierung solcher Dienste, zum Beispiel des Intranets, erfolgt als Projekt. Um ein Projekt zu initiieren, muss zuerst ein Antrag gestellt werden, der die Ziele, Risiken und Kosten erläutert. Sobald die Beratung über das Projekt in einem aus Wissenschaft und Administration zusammengesetzten Projektgremium abgeschlossen ist, alle Genehmigungsstufen durchlaufen sind und der Vorstand die Freigabe erteilt hat, wird unter Einbeziehung der zuständigen Fachabteilungen ein Fahrplan für das Projekt erstellt, und die Umsetzung kann beginnen.

Die Prozesse vom Antrag bis zur Freigabe sowie die Projektabwicklung hat das MDC bisher in Microsoft-Office-Anwendungen durchgeführt – mit allen damit verbundenen Nachteilen: redundante Daten, manuelles und damit fehleranfälliges Hin-und-her-Kopieren von Daten, Nebeneinander unterschiedlicher Dokumentenversionen, zeitraubende Abstimmungen. Bei der ständig steigenden Zahl neuer Projekte stieß dieses Verfahren an seine Grenzen. Es bestand Bedarf, die Abwicklung und das Controlling der Projekte zu vereinfachen und transparenter zu machen.

Lösung

Eine Evaluierung ergab, dass sich eine integrierte digitale Plattform auf Basis von Microsoft SharePoint Server 2019 dafür am besten eignet. Da die Lösung bereits am MDC eingesetzt wird, entstehen keine zusätzlichen Kosten für Anschaffung, Lizenzen, Betrieb und Wartung einer ThirdParty-Projektsoftware und die Beschäftigung zusätzlicher IT-Expertise.

Mit msg, die durch ihr Know-how in Bezug auf digitales Projektmanagement mit SharePoint Server 2019 und den für das MDC maßgeschneiderten Lösungsansatz überzeugte, fand das MDC den passenden IT-Partner. Dank der vertrauensvollen Zusammenarbeit und dem Einsatz der agilen Scrum-Methode konnte die Plattform für das Projekt- und Portfoliomanagement unter Einhaltung von Zeitplan und Budget aufgebaut und in Betrieb genommen werden. Die Einführung erfolgte aufgrund der Corona-Pandemie remote.

Von der neuen Projektplattform profitiert das Forschungszentrum in vielerlei Hinsicht. Auf der einfach zu bedienenden Oberfläche werden projektbezogene Daten und Dokumente einheitlich und konsistent verwaltet und gepflegt, Stichwort Single Source of Truth. Das und die Tatsache, dass alle Projektmitglieder gemeinsam an einem zentralen Dokument arbeiten, schafft eine bislang nie da gewesene Transparenz. Auch der Aufwand, um Dokumente zu erstellen, zu übermitteln und zu prüfen, ist sehr gering.

Neue Projekte lassen sich nun deutlich effizienter steuern und schneller abschließen, sodass den Mitarbeitenden mehr Zeit für ihre Kernaufgaben bleibt. Ist im Zuge einer Genehmigung ein Eingreifen oder eine Aktion der übergeordneten Stellen erforderlich – Portfoliomanagement, Projektgremium, Vorstand –, werden sie automatisch per E-Mail informiert. In Kombination mit den workflowgestützten und eventgesteuerten Genehmigungsprozessen bis hin zur Einrichtung eines Projektraums in Form einer SharePoint-Webseite ist das ein echter Mehrwert. Ampelfunktionen signalisieren auf einen Blick, wo sich ein Projekt in Bezug auf Zeit, Kosten und Qualität bewegt. Darüber hinaus ermöglicht eine Ampelanzeige – über alle Projekte hinweg –, einen Überblick auf die Gesamtsituation; sie ist bestimmten Anwendergruppen wie dem Vorstand und dem Projektportfoliomanagement, aber auch allen Projektmitgliedern vorbehalten.

Die Änderung von Statuswerten und Finanzdaten kann dagegen ausschließlich der oder die Projektmanager*in vornehmen. Aktuell bauen die Experten von msg die Projektplattform gemäß den Anforderungen des Kunden aus. Am MDC denkt man bereits darüber nach, auch andere Geschäftsprozesse mit SharePoint Server 2019 zu digitalisieren.