Kunde
Die gkv informatik ist ein führender IT-Dienstleister für gesetzliche Krankenversicherungen in Deutschland. Sie betreut über 17 Millionen Versicherte und unterstützt rund 20.000 Mitarbeitende der GKV bei der Nutzung von IT-Anwendungen. Zu ihren Aufgaben zählt unter anderem die Umsetzung des zentralen Beitragseinzugs für die Versicherten. Das Projekt Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung hat die gkv informatik in Zusammenarbeit mit msg umgesetzt.
Herausforderung
Das Projekt zur automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung bei der gkv informatik hatte zum Ziel, den bisherigen papierbasierten Rechnungsprozess durch eine vollständig digitale Lösung zu ersetzen. Bislang wurden Rechnungen auf Papier eingereicht und manuell verbucht. Im neuen Ansatz sollten Rechnungen per E-Mail sowie in elektronischer Form (XRechnung) empfangen und digital verarbeitet werden, einschließlich der zugehörigen Anlagen. Der gesamte Prozess – von der Rechnungseingabe bis zur finalen Buchung – sollte automatisiert werden, um Effizienz und Genauigkeit zu erhöhen. Dabei mussten verschiedene Detailprozesse berücksichtigt werden, wie die Validierung der Rechnungen, unterschiedliche Buchungskonstellationen, die Feststellung und Anordnung der Belege, die Behandlung fehlerhaft zugeordneter Dokumente, die Berechtigungsstruktur, die Dublettenprüfung sowie die eindeutige Kreditorenzuordnung anhand der Daten aus der Buchhaltungssoftware.
Ziel
Das Ziel des Projekts war es, eine Lösung zur elektronischen Bearbeitung von Eingangsrechnungen zu implementieren, die den gesetzlichen Vorgaben entspricht, welche die gkv informatik zur Annahme von Rechnungen per E-Mail und in elektronischer Form verpflichten. Im Rahmen des Projekts sollte eine SAP-integrierte Lösung eingeführt werden, die den gesamten Rechnungsverarbeitungsprozess optimiert. Dies beinhaltete die Workflow-basierte Automatisierung sämtlicher Schritte bis hin zur finalen Buchung der Rechnungen, um Effizienz und Genauigkeit zu steigern.
Lösung
Der grobe Zahlungsprozess gestaltet sich wie folgt: Zunächst erfolgt der Zahllauf in SAP, woraufhin die Daten an SFirm übergeben werden. Parallel dazu wird ein Ausdruck der Zahlungsdaten erstellt, der vom Zahlungsbefugten für die betreffenden Konten unterschrieben wird. Anschließend durchläuft die Zahlung eine doppelte Freigabe in SFirm, bevor die Zahlung endgültig ausgeführt wird.
Der Projektnutzen liegt in der effizienten Be- und Verarbeitung des Geschäftsvolumens, ohne dass ein erheblicher Ressourceneinsatz erforderlich ist. Durch die Automatisierung konnte die gesamte Rechnungsdurchlaufzeit deutlich verringert werden. Zudem führt die neue Lösung zu einer erhöhten Prozesstransparenz, wodurch eine ständige Auskunftsfähigkeit gegenüber Lieferanten hinsichtlich des Rechnungsstatus gewährleistet wird.
Kunde: gkv informatik
Projektname: automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung
Ausgangssituation:
- Umstellung von Papierrechnungen und manuellen Buchungen auf digitale Rechnungsverarbeitung.
- Annahme von Rechnungen per E-Mail und in elektronischer Form (XRechnung).
- Digitale Verarbeitung von eingehenden Rechnungen und Rechnungsanlagen.
- Automatisierung der Buchungen für eingehende Rechnungen.
Unter Berücksichtigung folgender Detailprozesse:
- Validierung der Rechnung
- verschiedenen Buchungskonstellationen, Kundendaten und Verarbeitungsweisen
- Feststellung und Anordnung
- Fehlerhaft zugeordnete Rechnungsbelege
- Berechtigungsstruktur
- Dublettenprüfung(Vermeidung Doppelbuchung)
- Eindeutige Kreditorenzuordnung anhand verschiedener Merkmale aus Daten der Buchhaltungssoftware
Aufgabe/Lösung:
- Gesetzliche Vorgaben verpflichten die gkv informatik zur Annahme von Rechnungen per E-Mail und in elektronischer Form.
- Ziel: Einführung einer SAP-integrierten Lösung zur elektronischen Bearbeitung der Eingangsrechnungen.
- Optimierung des Rechnungsverarbeitungsprozesses durch Workflow-basierte Automatisierung bis zur Buchung der Rechnung.
Der grobe Zahlungsprozess gestaltet sich wie folgt:
- Zahllauf in SAP
- Übergabe an SFirm
- paralleler Ausdruck und Unterschrift durch Zahlungsbefugten für Konten
- 2-fache Freigabe in SFirm
- Zahlung
Nutzen:
- Be-& Verarbeitung des Geschäftsvolumens ohne erheblichen Ressourcenaufbau
- Verringerung der gesamten Rechnungsdurch-laufzeiten
- Erhöhte Prozesstransparenz und somit ständige Auskunftsfähigkeit gegenüber Lieferanten bzgl. Rechnungsstatus
